Responsabilidade e autoridade – seus significados nos sistemas de gestão

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Existe um requisito nas normas para sistemas de gestão que está escrito em apenas uma frase, mas que faz parte dos fundamentos desses sistemas. Trata-se do requisito que sobre papeis, responsabilidades e autoridades organizacionais.

“A Alta Direção deve assegurar que as reponsabilidades e autoridades para papeis pertinentes sejam atribuídas, comunicadas e entendidas na organização”.

Uma frase… a chance de não ser compreendido em toda a sua profundidade é grande.

A começar de que é comum que seja confundido com as descrições de cargo – uma atividade da gestão de pessoal – do RH. Que pode ser – e deve ser – integrada e complementar ao sistema de gestão, mas que, por si só, não responde ao que está se buscando pelo requisito normativo.

Ainda, notemos que a palavra “cargo” não é utilizada nas normas e sim “papel”; e papel pertinente. Ou seja, refere-se a pessoas cujas atividades interferem nos resultados e objetivos planejados para o sistema de gestão em questão – tenham o cargo que tiverem.

Depois, deixemos claro que há uma diferença entre responsabilidade e autoridade. E conhecer essa diferença é essencial.

Responsabilidade pode ser entendida como sendo o se espera que uma função faça dentro do sistema de gestão – suas atividades.

Enquanto autoridade pode ser entendida como sendo o que se espera que essa função decida dentro do sistema de gestão – seu poder de decisão – sua autonomia funcional.

Quanto às reponsabilidades, o entendimento não traz maiores dificuldades: coisas devem ser feitas e é necessário que as pessoas responsáveis por as fazer saibam o que, como e quando fazer.

Já quanto à autoridade o entendimento não é tão obvio.

Autoridade costuma ser entendida como chefia ou poder de mando. Mas não nas normas de sistema de gestão.

Em todos os níveis organizacionais – estratégico, tático e operacional – decisões são tomadas. E tomadas na execução das tarefas cotidianas – no dia-a-dia – e não apenas em uma ocasião especial chamada de “planejamento estratégico”.

Um vendedor que tenha autoridade para aceitar um pedido estabelece um contrato com o cliente. O mesmo para o comprador, em sentido inverso.

Um analista do controle de qualidade que tem autoridade para aprovar um produto pode ser a última barreira para que alguma deficiência desse produto não segue ao cliente. Os custos das falhas externas – devoluções e garantias – são sempre maiores que os das falhas internas – refugos e retrabalhos.

O que dizer do operador de produção que tem autoridade para ajustar a sua própria máquina, ou do mecânico que libera uma máquina para produção?

Falamos de impactos na qualidade – que são sempre mais explícitos – mas basta fazer o mesmo raciocínio para riscos ambientais ou de saúde e segurança do trabalho.

E sim, são esses papeis que devem tomar essas decisões. Normalmente são as pessoas que melhor entendem do que está sendo decidido e que estão mais próximas do local e do momento em que a decisão deve ser tomada.

Eis por que as normas de sistema de gestão deixam claro que as tais autoridades devem ser atribuídas às funções determinadas – pela direção da organização – e comunicadas. Autoridade tem origem em quem detém o poder, e esse é delegado.

E também por que há a determinação de que essa atribuição de autoridade seja entendida por quem a receba: “é você quem deve decidir sobre isso, não espere que outra pessoa decida por você – ela não tem autoridade para isso e não o fará”.

Uma vez que se tenha entendido a importância da definição de autoridades e reponsabilidades dentro dos sistemas de gestão, é possível se tratar de outros dois requisitos fundamentais das normas: competência e conscientização.

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