Como fazer uma gestão eficaz da rotina no novo normal?

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Seja na correria do dia a dia, ou nas demandas do trabalho, muitas vezes nos defrontamos com o dilema das 1000 e uma atividades que precisamos realizar. Ai vem a grande dúvida, por onde começar? Além das várias priorizações que vêm do seu gestor imediato, onde tudo é urgente.


Quem nunca se viu numa situação parecida??

Com as atividades de Home Office as coisas parecem se misturar ainda mais, rotina de casa e atividades profissionais. O que fazer? Quais as prioridades? Começo vendo e-mail, respondo WhatsApp do meu gestor ou executo as minhas atividades operacionais?

O gerenciamento da rotina é uma ferramenta muito versátil e aplicável a estas situações, como também em outras, cujo foco é aumentar a produtividade, mas de maneira organizada, e sem gerar estresse nos colaboradores. O processo pode ser aplicado em qualquer setor da empresa e para ser eficaz, precisa adequar o comportamento e conduta de cada profissional envolvido. Visto que muitos deles possuem dificuldade para lidar com mudanças na rotina de trabalho e sair da zona de conforto,portanto, a habilidade de comunicação também é muito importante para que o Gerenciamento de rotina seja eficaz.

Dentre vários pontos que a rotina não organizada interfere nos resultados são: dificuldade da liderança diagnosticar e tratar problemas, falta de foco, dificuldade em definir prioridades nas tarefas delegadas, a procrastinação (redes sociais principalmente), realização de atividades repetidas (comunicação individual sobre o mesmo assunto com cada integrante da equipe) e tantos outros.

Primeiramente, para  que a gestão da rotina funcione, as responsabilidades e atividades precisam ser bem definidas e comunicadas. No entanto, o acompanhamento das mesmas é o que fará a diferença no processo de gestão da rotina, onde o gestor deve sempre monitorar as atividades planejadas, e quando necessário, definir ações junto à equipe, controlando a implantação das mesmas.

Para a implantação do processo, algumas etapas devem ser realizadas:

– Identificar as atividades da rotina por função;
– Relacionar as prioridades e frequências;
– Criar agenda de atividades por função;
– Definir formas de acompanhamento das atividades e comunicação (reuniões que já estamos implantando);
– Criar acompanhamento individual da equipe para avaliar as dificuldades de cumprimento e desvios;
– Ajustar as rotinas quando necessário.

Na empresa Tfleet – Gestão de Frotas, no mês de maio iniciou-se a implantação do programa em alguns setores, com as reuniões de acompanhamento das atividades, em um formato padrão. O setor financeiro foi o piloto.
O gestor do setor financeiro declara as vantagens observadas com a implantação do processo:  “Os benefícios são a maior interação da equipe (não ver os outros, devido às atividades de home office causa um estresse, e isso auxilia e muito ao ver o rosto dos outros), maior controle e visualização das demandas frequentes que não eram anotadas; decisão em conjunto e identificação de problemas comuns entre todos  e problemas individuais.”

A implantação do gerenciamento da rotina traz muitos benefícios, como listamos à seguir:

• Constrói uma equipe altamente capacitada;
• Padroniza o trabalho;
• Melhora a compreensão acerca das necessidades dos stakeholders;
• Alinha os valores dos profissionais com a cultura organizacional da empresa;
• Promove a gestão do tempo;
• Auxilia os colaboradores a entenderem suas responsabilidades para a execução das atividades;
• Elimina o retrabalho;
• Evidencia as funções desempenhadas por cada colaborador;
• Identifica lacunas e conflitos nos processos;
• Transforma os problemas identificados em oportunidades;
• Aumenta a qualidade do trabalho;
• Otimiza os custos;
• Avalia quantos profissionais são necessários para a execução de uma tarefa;
• Garante a satisfação dos stakeholders;
• Melhora o clima organizacional.

Mesmo com pouco tempo de implantação, estes benefícios já foram visualizados pela gerente administrativa da TFleet: “Com o gerenciamento da rotina passamos a ter Visão do processo como um todo, Planejamento do que deverá ser feito, gestão e pessoas e processos,  valorização da equipe, melhoria da comunicação, comprometimento com a rotina e horário” No entanto, a implementação do Gerenciamento de Rotina nem sempre ocorre facilmente, pois ele exige a aplicação de novas práticas e ferramentas e nem sempre os colaboradores estão abertos às mudanças e adaptações necessárias.

Portanto, o líder é imprescindível nesse processo, pois ele será a pessoa que trabalhará em prol do envolvimento da equipe, apresentando as modificações necessárias e promovendo o relacionamento interpessoal, para que a mesma se comprometa com a organização, desenvolva um trabalho de excelência e alcance os melhores resultados para a empresa.

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Texto por Carolina Carvalho, Auditora e Consultora de SGI e FSSC 22000.

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